Proje dosyalarının gizliliği ve güvenliği, çoğu ofiste ancak bir sorun çıktığında konuşulur. Oysa bir projeyi dış ekiple paylaşmak, aslında müşterinizin bilgilerini paylaşmaktır: arsa konumu, mal sahibinin adı, bazen tapu ve kimlik fotokopileri, henüz kamuya açılmamış bir yatırımın planları. Bu sayfada, kiminle çalışırsanız çalışın dosyaları göndermeden önce ve sonra neye dikkat etmeniz gerektiğini anlatıyoruz.
1.Dosya güvenliği politikamız
Bizimle paylaştığınız her dosya için şu kurallar geçerlidir:
- Amaçla sınırlı kullanım. Dosyalarınızı yalnızca teklif hazırlamak ve sizin için üstlendiğimiz çizimi üretmek için kullanırız. Başka bir projede, başka bir müşteri için ya da eğitim malzemesi olarak kullanmayız.
- Kişiyle sınırlı erişim. Dosyalara yalnızca projenizde görev alan ekip üyeleri erişir. Ekibimizdeki herkes gizlilik yükümlülüğü altında çalışır.
- Üçüncü kişiyle paylaşmama. Dosyalarınızı ve ürettiğimiz çizimleri yazılı izniniz olmadan hiçbir üçüncü kişiyle paylaşmayız. Formda Avrupa ofisimizle görüşmek istediğinizi belirtirseniz talebiniz yalnızca Avrupa ofisimizle paylaşılır.
- Örnek iş olarak kullanmama. Sizin için ürettiğimiz paftaları yazılı izniniz olmadan sitemizde, sosyal medyada ya da başka bir müşteriye örnek olarak göstermeyiz. İzin verdiğiniz durumda da proje adı, mal sahibi ve konum bilgisi çıkarılır.
- Belirli saklama süresi. Teklife dönüşmeyen taleplerin dosyalarını değerlendirme bittikten sonra en geç 90 gün içinde sileriz. Tamamlanan projelerin dosyalarını revizyon talepleriniz için teslimden sonra 12 ay saklar, ardından sileriz. Daha erken silinmesini isterseniz [email protected] adresine yazmanız yeterli.
- Gizlilik sözleşmesi. Ofisinizin kendi gizlilik sözleşmesiyle çalışmak isterseniz teklif aşamasında paylaşın; imzalanmış metin bu politikayla birlikte uygulanır.
- Güvenli iletim. Site üzerindeki formlar şifreli bağlantı (HTTPS) ile çalışır. Formla gönderdiğiniz dosyalar site sunucusunda saklanmaz; doğrudan kurumsal e-posta kutumuza iletilir.
- Olay bildirimi. Dosyalarınızı etkileyen bir güvenlik olayı fark edersek sizi gecikmeden bilgilendirir, kişisel veri içeren durumlarda 6698 sayılı KVKK'nın öngördüğü bildirim yükümlülüklerini yerine getiririz.
Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin ayrıntılar gizlilik politikası ve aydınlatma metni sayfasındadır. Aşağıdaki bölümler ise dosyaları göndermeden önce ve sonra sizin tarafınızda işe yarayan adımları anlatıyor.
2.Paylaşmadan önce dosyaları ayıklayın
Üretim ekibinin çizim yapmak için ihtiyaç duyduğu bilgi, ofisinizdeki proje klasörünün küçük bir parçasıdır. Klasörü olduğu gibi sıkıştırıp göndermek hem gereksiz bilgi paylaşır hem de karışıklık yaratır.
Göndermeden önce çıkarmanızı önerdiğimiz dosyalar:
- Mal sahibinin kimlik, tapu, vekâlet ve iletişim bilgilerini içeren belgeler
- Sözleşmeler, hakediş ve fiyat yazışmaları
- Çizimle ilgisi olmayan müşteri e-postaları ve toplantı notları
- Eski revizyonlar ve "son_son_kesin" adlı denemeler
DWG dosyalarının içine de bakın. Antette mal sahibinin adı ya da ada-parsel bilgisi yazıyorsa ve çizim için gerekli değilse geçici olarak kaldırılabilir. Xref olarak bağlı ama projeye ait olmayan dosyalar, gömülü görseller ve kullanılmayan katmanlar purge ile temizlenebilir. Paketin içinde ne olduğunu bilmek, neyin paylaşıldığını bilmek demektir.
Ayıklarken aşırıya da kaçmayın. Statik çizim için zemin etüdü özeti, mekanik çizim için cihaz listesi, mimari detay için malzeme tercihleri gerçekten gereklidir; bunlar eksik kalırsa üretim ekibi varsayımla çizmek ya da soru listesiyle size dönmek zorunda kalır. Ölçüt basit: bu belge olmadan pafta çizilebilir mi? Çizilemiyorsa pakete girer, çizilebiliyorsa ofiste kalır. Disiplin bazında hangi belgelerin gerektiğini proje dosyanızı üretime hazırlama rehberinde bulabilirsiniz.
3.Erişimi daraltın
Dosyanın kime gittiği, nasıl gittiği kadar önemlidir. Pratikte işe yarayan birkaç alışkanlık:
- Tek kanal kullanın. Aynı projenin dosyaları e-posta, mesajlaşma uygulaması ve bulut klasörü arasında dağılmasın.
- Bağlantıları sınırlayın. Paylaşım bağlantısını yalnızca belirli kişilere açın, mümkünse süreli tanımlayın; "bağlantıya sahip herkes" ayarından kaçının.
- Yetkili kişi listesi tutun. Hem sizin tarafınızda hem karşı tarafta dosyaları kimlerin alacağını adıyla belirleyin.
- Ayrılan kişiyi çıkarın. Projeden ayrılan çalışanın paylaşım klasörüne erişimini kapatın.
Bizimle çalışırken dosyaları teklif formu, e-posta ya da sizin belirlediğiniz bulut klasörü üzerinden alırız; projede hangi kanalın kullanılacağını ve sizin tarafınızda dosyaları kimlerin göndereceğini teklif aşamasında birlikte belirleriz.
4.Sürüm disiplini de bir güvenlik konusudur
Gizlilik denince akla sızıntı gelir, ama sahada daha sık yaşanan sorun yanlış dosyanın kullanılmasıdır. Eski bir mimari plana göre çizilmiş statik pafta ya da iptal edilmiş bir revizyonun şantiyeye ulaşması, dosya güvenliğinin diğer yüzüdür.
- Dosya adına tarih ve revizyon harfi koyun (ör. proje-kat-planlari-revC).
- Tek bir "güncel" klasör tutun; eskileri ayrı bir arşive taşıyın.
- Her gönderimde kısa bir değişiklik notu ekleyin: hangi paftalar değişti, neden.
- Teslim aldığınız dosyaları da aynı mantıkla arşivleyin.
Revizyonların nasıl yönetileceğini ayrıntılı olarak teknik proje revizyonu nasıl yönetilir rehberinde anlattık.
5.İş bittiğinde ne olur?
Proje teslim edildikten sonra dosyaların akıbeti çoğu zaman konuşulmaz. Oysa sorulması gereken sorular basittir: Karşı tarafta dosyalar tutulacak mı, ne kadar süreyle? İş sonunda iade ya da silme talep edebilir misiniz? Ürettiği çizimleri örnek iş olarak kullanabilir mi?
Bizim yanıtımız yukarıdaki politikada yazılı: tamamlanan projelerin dosyaları revizyon desteği için 12 ay saklanır, sonra silinir; erken silme ya da iade isteyebilirsiniz; çizimleriniz yazılı izniniz olmadan örnek iş olarak kullanılmaz.
6.Kapsam ve sınırlar
Dosyalarınız yalnızca teklif ve üstlendiğimiz çizim için kullanılır; çizim kapsamının ne olduğunu teknik çizim hizmet kapsamımız sayfasında açıkça listeledik. Teslim süresinin koşulları için 3 günde teknik proje çizimi sayfasına bakabilirsiniz. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin genel bilgi gizlilik politikası sayfasındadır.
Sık sorulan sorular
Gizlilik sözleşmesi imzalıyor musunuz?
Evet. Ofisinizin kendi gizlilik sözleşmesini teklif aşamasında paylaşın; imzalanan metin bu sayfadaki politikayla birlikte uygulanır.
Proje klasörünün tamamını göndermem gerekir mi?
Hayır. Yalnızca çizim için gereken güncel dosyaları gönderin; kimlik, tapu ve sözleşme gibi belgeleri pakete eklemeyin.
Dosyalarım iş bitince silinir mi?
Evet. Tamamlanan projelerin dosyaları revizyon talepleriniz için teslimden sonra 12 ay saklanır, ardından silinir. Teklife dönüşmeyen taleplerin dosyaları en geç 90 gün içinde silinir. Daha erken silinmesini e-postayla isteyebilirsiniz.
Çizdiğiniz paftaları örnek olarak kullanır mısınız?
Yazılı izniniz olmadan hayır. İzin verdiğiniz durumda da proje adı, mal sahibi ve konum bilgisi çıkarılarak kullanılır.
Dosyaları hangi kanalla göndermeliyim?
Teklif formu, e-posta ya da sizin bulut klasörünüz olabilir. Hangisi olursa olsun proje boyunca tek kanal kullanmanızı ve erişimi kişi bazında sınırlamanızı öneririz.
Dosyalarıma ekibinizde kimler erişir?
Yalnızca projenizde görev alan ekip üyeleri. Ekibimizdeki herkes gizlilik yükümlülüğü altında çalışır.
Bu politika tüm projeler için geçerlidir. Ofisinizin daha sıkı bir gizlilik metni varsa teklif aşamasında paylaşın; yazılı olarak mutabık kaldığımız koşul bu sayfadakinin önüne geçer.
